Intranät måste fokusera på vad personalen vill göra

2006-10-03 | Användbarhet

Att strukturera intranätet utifrån hur företaget är organiserat är dömt att misslyckas, skriver Jerry McGovern i nyhetsbrevet den 2 oktober. Intranät måste vara uppgiftssorienterade, “task-centric”, och utgå från vad personalen behöver veta eller ska göra. Han tar upp en intressant iakttagelse: att avdelningar ofta vill presentera sin egen information centrerat till avdelningen, men vill inte hitta andras information på ett organisationsuppdelat sätt.

Världen mest irriterande webbplats

2006-09-27 | Språk & språkråd

Gerry McGovern, webbgurun som skrivit boken “Content Critical” och ger ut nyhetsbrevet “New Thinking”, är minst sagt arg på Scandinavian Airlines webbplats och bokningssystem. I nyhetsbrevet den 25 september kallar han den “The most irritating website in the world“.

Det är hårda ord det. McGoverns artikel är intressant på flera sätt, bland annat för att han inte låtit sin upprördhet lägga sig lite innan han publicerat. Troligen kommer han att ta bort texten inom kort, så passa på och läs och begrunda tonen och pekpinnarna.

Den svenska SAS-sajten är det i alla fall inte han är arg på, och inte den amerikanska heller. Möjligen den irländska, där jag hittar en en http://www.scandinavian.com, som Mr McGovern hamnat på.

SAS var för sena i starten som varken lyckades bli ägare till domänen sas.com eller scandinavian.com. Risken att användarna hamnar på fel destination är stor, åtminstone här på webben.

Spam-plågan

2006-09-26 | Digitala medier

Många bloggar med kommentarsmöjligheter har fått känna på spam-plågan. Så här kan det se ut bland kommentarerna en vanlig dag.

Höstens öppna kurser

2006-05-29 | Kommunikation

Här kan du hitta Citat Journalistgruppens kursprogram för hösten.
Kurserna hålls på Kungsholmen i Stockholm. Välkommen!

Skriv för webben 1 – med den journalistiska metoden
Datum: 13/9, 19/10, 23/11
En bra webbtext lockar snabbt till läsning. Den går lätt att läsa på skärm och leder besökaren vidare dit du vill. Genom att skriva för webben, och inte bara lägga ut text, skapar du en framgångsrik webbplats eller ett intranät som dina kolleger vill använda.

Skriv för webben 2 – fortsättningskurs
Datum: 27/9, 9/11
Organisera, nyhetsvärdera och redigera. Du som har gått Citat Journalistgruppens kurs ”Skriv för webben 1” kan under en intensiv dag träna dig i webb- och intranätsredaktörens uppgifter. Du kommer att skriva, strukturera, bildsätta och skriva igen.

Skriv effektivt – den journalistiska metoden
Datum: 20/9, 12/10
Att skriva effektivt innebär att ta läsarnas parti och att kunna se sin text utifrån. Vi hjälper dig att bli en kritisk läsare av dina egna texter. Under en heldag lär du dig den journalistiska metoden och övar den praktiskt: rubriker som lockar till läsning, ingressteknik, fungerande bildtexter.

Medieträning
Datum: 2/11
Nu har du chansen att öva upp dina färdigheter inför kommande kontakter med media.
Vi lär dig hur redaktioner arbetar, vilka krav journalisterna kan ställa på dig och vilka rättigheter du har. Du blir under dagen intervjuad minst två gånger framför en kamera. Intervjuerna analyseras och diskuteras i grupp.

Presentationsteknik
Datum: 5/10
De flesta av oss gör presentationer. Vi presenterar vårt budskap inför små och stora grupper på konferenser, i möten eller i säljsamtal. Presentationen är ett av våra mest effektiva verktyg för att påverka människor. Under kursen lär du dig retorik – konsten att övertyga, att strukturera innehållet, tal- och röstteknik, kroppsspråk och hur man skapar kontakt med publiken. Du kommer att tränas framför kamera.

Powerpoint-presentation – ny kurs!
Datum: 16/11
Att presentera sitt material övertygande är en förutsättning för en lyckad föreläsning. Powerpoint ska vara ett stöd för dig, inte tvärtom. Vi har alla sett och hört presentationer där föredragshållarens hela talarmanus visas på skärm. Det är inte så lyckat. Tänk i stället ”less is more”. Ju färre bilder, desto mer av dig. Kursen ger tips om bra disposition och lär dig mer.

Foto för informatörer – ny kurs!
Datum: 25/10
Som informatör eller reporter måste du ofta ta egna bilder. Ibland kanske det känns som ett nödvändigt ont, och du vill ha tips hur man tar bättre bilder. Kursdagen ger dig grunderna i bildkomposition och du får konkreta tips. Du får en uppgift att plåta och respons på tidigare bilder.

Mer information om priser och anmälan hittar du på http://www.journalistgruppen.se/index.php?pid=75

Kontakta gärna Lars Holmquist, utbildningsansvarig,
08-610 20 38, för mer information och kursanmälan.

Två ord dominerar i beteendet på nätet

2006-05-26 | Kommunikation

Vårt vanligaste beteende på webben är sökdominerat, säger Jerry McGovern i en intervju. 
"Du går till din favoritsökmotor, skriver in två ord och klickar på de de första bästa resultaten." Guardian Unlimited har intervjuat användbarhetsgurun. 

300 redaktörer i medborgarnas tjänst

2006-05-16 | Kommunikation

Stockholms stad byter publiceringssystem för intranät och den externa webbplatsen stockholm.se. 10 000-tals webbsidor ska granskas och föras över till det nya systemet. Samtidigt utbildas 300 webbredaktörer. En fyra personer stark grupp som ger support ligger bakom framgången.


Skärmdump från Stockholm stads intranät

– Det är ingen picknick att arbeta med ett så här stort projekt, säger Pernilla Gyllner, projektledare och webbredaktör på Stockholms stad. Det är inte bara tekniken som måste fungera, utan ävenen tät dialog med 300 webbredaktörer.

För att stödja webbredaktörer och webbadministratörer skapade Stockholms stad en särskild överenskommelse för varje förvaltning. Den skrevs sedan under av chefer och stadens informationsdirektör. Där förband de sig att ge tid och resurser till migrationen.

Under migreringsfasen, som varade i sex veckor, införde man en supportorganisation på fyra personer. De svarade på frågor via e-post och telefon. En supportwebb samlade sedan upp de vanligaste frågorna.
- Supporten har varit guld värd, säger Pernilla Gyllner. Alla har tyckt att det har varit tryggt att ha någon att ringa till. Någon som både kan hjälpa till med teknik och ge lite tröst när arbetet känts tungt.

Stockholms stad valde att vänta med att förändra webbplatsens struktur och innehåll till dess att migreringen är gjord. Det arbetet påbörjas så snart de klarat av migreringen. Och när det inleds sker det att ske gemensamt, så att alla är införstådda med och överrens om vad som ska göras.
- Det kliar i fingrarna på många redaktörer, säger Pernilla Gyllner. Men vi vill ta ett steg i taget. Vi behöver inte göra om vår webborganisation, men vi ska förbättra arbetsformerna. Bland annat behöver vi förändra samarbetet på det horisontella planet. Förvaltningarnas administratörer och redaktörer kan bli bättre på att jobba över gränserna.

För att portalen ska fungera i framtiden krävs det att ännu fler chefer och medarbetare förstår hur kraftfull en bra webbplats kan vara. Tydlig information innebär att organisationen sparar en massa arbete.
– Webbredaktörerna måste börja lita på sin kunskap och ibland säga ifrån till chefer eller andra som sitter på sakkunskaper. De ska våga säga att en text inte är tillräckligt bra, eller att den saknar ett nyhetsvärde.

Några goda råd från Pernilla Gyllner:

  • Arbeta med bra konsulter. Kolla med andra som har arbetat med dem tidigare. Vad är de bra på? Vad är de mindre bra på?
  • Skriv en noggrann kravspecifikation. Se till att den är förankrad. Var noga med att reglera vem som ska göra vad.
  • Skriv ned alla beslut. Om det är möjligt, ha alltid med någon som för anteckningar på alla möten. Har ni mallar för protokoll och andra dokument – använd dem. Det sparar tid.
  • Våga fråga om du inte förstår. Och fortsätt fråga tills du får ett svar som du förstår. Om personen du arbetar med inte svarar begripligt, fråga någon annan. Detta gäller särskilt vid tekniska problem och deras konsekvenser.
  • Om du har möjlighet att välja, arbeta med människor som du gillar och litar på. Det tar alldeles för mycket tid och energi att tjafsa om småsaker.
  • Ställ höga krav på dina konsulter. Se på konsulterna som om de vore hantverkare. Du vill inte betala för ett dåligt jobb.
  • Var noga med att informera alla som berörs av projektet kontinuerligt. Kom ihågatt du ofta vet mer än dina redaktörer. Du har haft längre tid att förstå och bearbeta informationen. Ge dem samma tid.
  • Var beredd på att allt kan hända, både med teknik och människor. Förändringar kan utlösa en mängd olika processer och känslor.

Fakta Stockholm.se

32 av 40 förvaltningar är med i portalen.
Publiceringen är decentraliserad, vilket innebär att varje förvaltning ansvarar för att deras sidor är uppdaterade och korrekta.
Varje förvaltning har en eller två webbadministratörer och ett valfritt antal webbredaktörer. För stadens samlade webbkommunikation ansvarar så kallade superadministratörer.
Två gånger i halvåret träffar superadministratörerna alla webbadministratörer och diskuterar utvecklingsfrågor. En konceptansvarig håller i de tekniska frågorna och en redaktionellt ansvarig har hand om webbplatsens innehåll.

Adress: www.stockholm.se

Av Benke Carlsson

Redaktionellt arbetssätt grunden för stans intranät

2006-05-16 | Webbpennans artiklar

Stockholms stads intranät var ett lapptäcke av olika typer av innehåll, arbetssätt och tekniker. När det var dags att byta publiceringssystem passade man på att bygga om det från grunden.
Fyra pilotförvaltningar visar vägen.

När Stockholms stad får ett nytt intranät är det redaktionella arbetet högprioriterat. Och lösningen fanns i huset – man kopierade helt enkelt organisationen för den externa webbplatsen www.stockholm.se.

– Vi rev ner det gamla intranätet och byggde upp det nya från grunden, säger Jany Plevnik, ansvarig för intranätet. Men vi återanvände mycket av det som var bra. Det första jag gjorde var att ta reda på vilka som arbetade med detta inom Stockholms stad. Därefter utsåg vi administratörer och redaktörer och träffade dem för att diskutera innehållet. Tack vare flera bra förstudier hade vi en god grund att stå på när vi inledde diskussionerna.

Det nya intranätet har ett antal superadministratörer med ett helhetsansvar för innehåll, struktur och uppbyggnad. Varje förvaltning har sedan en administratör som sätter rättigheter och behörigheter för redaktörer och användare. På stadsdelningskontoret har varje avdelning dessutom en huvudredaktör.

– Administratörerna och huvudredaktörerna fungerar som ett filter mellan redaktörerna och mig, säger Jany Plevnik. När någon har en fråga vänder han eller hon sig först till sin administratör eller sin huvudredaktör. Vi ställer alltså höga krav på administratörerna. De ska även kunna fungera som en slags allmän support.

80 redaktörer bygger intranätet

80 redaktörer, fördelade på fyra pilotförvaltningar, bygger nu det nya intranätet. Lanseringen sker i mitten av maj. Därefter utvärderas form och innehåll. I nästa steg kan övriga förvaltningar ansluta sig.
– Vår modell bygger helt på frivillig anslutning, säger Jany Plevnik. Varje förvaltning kan välja att stå utanför eller skapa ett eget intranät. Vi tror inte på tvång utan på att skapa ett så bra intranät att att alla vill gå med.

Arbetet mynnade ut i en strukturkarta över intranätet. Jany Plevnik betonar att det var viktigt att alla hade lika mycket att säga till om. Redaktörerna har värdefull kunskap om verksamheten.
Hur får man dem med på tåget?
– De måste få ett helhetsperspektiv. De ska känna att det de gör är viktigt. Att deras arbete betyder något för arbetskamrater, kommun och medborgare. I det långa loppet kommer tiden de lägger ner att gynna deras framtida arbete.

En kombination av piska och morot är nödvändig eftersom ingen har redaktörskapet som egentlig arbetsuppgift, menar Jany Plevnik.
– Många har mer eller mindre tvingats att bli redaktörer och vi kan inte kräva att de ska ha samma redaktionella ”seende” som dem som arbetar med publicering på daglig basis. Jag skulle önska att de som arbetar med intranätet fick det inskrivet i sina arbetsuppgifter. Det skulle skapa mer motivation och ansvarskänsla.

Några goda råd från Jany Plevnik

  • Låt saker få ta den tid de tar. Det straffar sig att hafsa fram något som sedan ändå måste göras om.
  • Kom ihåg att teorin alltid skiljer sig från praktiken. Hur noggrann du än är och hur bra du än har gjort förarbetet kommer det att uppstå problem. Därför måste organisationen vara flexibel och snabbt kunna ändra sig. De som driver projektet ska vara prestigelösa och ta sig tid att lyssna på andra.
  • Uppmuntra till kontakter och möten. Det får folk att känna sig behövda och motiverade.
  • Teknik strular. Vad än teknikleverantören säger och försäkrar kommer det att alltid att uppstå strul. Om du förklarar detta från början minskar du frustrationen som uppstår när saker och ting inte fungerar.
  • Skriv kontrakt. För att en redaktör ska kunna avsätta den tid som krävs är det viktigt att chefen ger sitt fulla stöd. Att ha papper på att jag som redaktör får avsätta ordinarie arbetstid är ovärderligt.
  • Ha med i beräkningarna att människor blir sjuka. Arbetet kommer inte att gå som på räls.

F A K T A

INTRANÄTETS ORGANISATION

Superadministratör
Antal: Fem personer på Stadsledningskontoret och Kommunikationsavdelningen.
Huvudsaklig uppgift: Redaktionellt och tekniskt ansvar. Ska styra, samordna, utvärdera och utveckla webbplatsen. Har ansvar för att hålla kontakt med stadens administratörer.

Webb-administratör
Antal: En till två personer per förvaltning.
Huvudsaklig uppgift: Arbetar redaktionellt samt administrativt med webbplatsen. Har även ansvar för att hålla kontakt med sina redaktörer och informera om redaktionell och teknisk utveckling. Arbetet sker kontinuerligt.

Friståendesajt-redaktör
Antal: En till två personer per sajt
Huvudsaklig uppgift: Arbetar redaktionellt med en fristående sajt inom webbplatsen. En sådan kan vara en egen sajt för ten skola eller ett särskilt projekt. Arbetet sker kontinuerligt. Har samma arbetsuppgifter som en redaktör, men har även möjligheten att skapa och publicera förstasidespuffar.

Webb-redaktör
Antal: 1-5 personer per förvaltning
Huvudsaklig uppgift: Arbetar redaktionellt med sin del av webbplatsen. Arbetet sker kontinuerligt.

Enkelanvändare
Antal: Beroende på informationsmängd
Huvudsaklig uppgift: Uppdaterar befintlig information i ett begränsat antal artiklar. Har tillgång till ett begränsat antal funktioner, exempel skapa och skicka pressmeddelanden.

Informationslämnare
Antal: Beroende på informationsmängd
Huvudsaklig uppgift: Personer som kan lämna värdefull information till respektive webbredaktion. Arbetar inte i verktyget, men är en viktig resurs i det redaktionella arbetet.

Av Benke Carlsson

Webbchefens tio budord

2006-05-15 | Kommunikation

Webbpennans läsare vet att ett effektivt redaktionellt arbete är grunden för en bra webbplats. Men vad är det som gör att en redaktion fungerar? Så här svarar några chefer för större webbplatser i Sverige.

1. Se till att webbredaktionens roll är tydlig
Förankra webbredaktionens uppgift i organisationen. Skapa realistiska mål och visioner för arbetet. Och glöm inte att ständigt marknadsföra webbredaktionen, såväl externt som internt.

2. Ge webbredaktionen rätt resurser
Se till att det finns resurser för att webbredaktionen ska kunna göra sitt jobb. Planera och tidsätt alla aktiviteter. Lämna aldrig dina webbredaktörer i sticket med uppdrag utan tid, eller uppgifter utan mandat. Att skriva en bra text är inget lunchknäck. Glöm inte att räkna in kostnader för illustrationer och fotografier.

3. Se till att webbredaktionen har effektiva riktlinjer
En kraftfull webbredaktion behöver gemensamma värden och ett gemensamt arbetssätt. En redaktionell policy ger stöd och riktning i vardagen. ”Styleguides”, alltså riktlinjer för språk och bilder, behövs också. Fyll på med olika typer av lathundar.

4. Stöd webbredaktionens nätverk
Skapa goda relationer mellan dig och dina webbredaktörer, och webbredaktörerna emellan. Var öppen för synpunkter och se till att ha ett bra diskussionsklimat. Bygg upp ett internt nätverk så att du vet vad som är på gång. Använd också informationslämnare utanför organisationen eller företaget så att du vet vad som händer i er omvärld. Gör det enkelt för folk att lämna information.

5. Se till att webbredaktionen har en bra mix av kompetens
En blandning av kommunikatörer, skribenter, webbutvecklare och tekniker fungerar ofta bäst. Var tydlig med roller och ansvarsområden. Se till att någon är bildredaktör, att någon kan frågor om tillgänglighet, att någon hänger med i vad som händer i branschen och så vidare.

6. Se till att webbredaktionen har goda relationer med era tekniker
För att webbplatsens innehåll och tjänster ska fungera – ha en nära och öppen dialog med it-avdelning och webbutvecklare. Ha tekniker med från start istället för att börja med att lägga tid på komplicerade kravspecifikationer.

7. Se till att webbredaktionens dörr är öppen
En bra webbredaktion bjuder in till dialog. Uppmuntra läsarna att komma med idéer, kommentarer och allmänna infall. Utnyttja webbens möjligheter till samtal och interaktivitet. Och när ni gör det, se till att ta hand om den respons ni får. Lova aldrig mer än vad ni kan hålla.

8. Utvärdera webbplatsen kontinuerligt
Skaffa enkla verktyg för att utvärdera webbplatsen. Och gör det kontinuerligt. Ta fram, diskutera och analysera statistik. Låt besökarna få tycka till. Låt nyckelpersoner utvärdera delar av webbplatsen. Har ni omfattande nätverk, använd skriftliga statusrapporter. Om det finns resurser, ta konsulter till hjälp.

9. Förse webbredaktionen med verktyg
Se till att webbredaktionen har tillgång till praktiska och effektiva hjälpmedel som bildbank, textarkiv och tjänster för omvärldsbevakning. Se till att publiceringssystemet stödjer er redaktionella process hela vägen från insamling till arkivering.

10. Ge webbredaktionen tid att utvecklas
Webbredaktionen måste få tid att reflektera, analysera och utveckla sitt arbete. Inventera då och då kompetensen och utbilda er inom de områden ni vill förbättra. Uppmuntra nya idéer och engagemang. Var uthållig.

Av Benke Carlsson

Länkar kring bild och form

2006-03-27 | Bild & form

Tips kring bildhantering
Devello Photoshoptips, tips och trix för Photoshop
Moderskeppet, blogg med tips kring bildhantering och Photoshop

One-line-arkiv för bilder
Flickr på http://www.flickr.com

Om foto
Fotosidan på http://www.fotosidan.se/

Har du ett bra tips?
Maila oss på info@webbpennan.se eller lämna en kommentar nedan.
Andra länktips hittar du genom att söka på “länkar”.

Få texten att synas bättre på webben

2006-03-24 | Kommunikation

Typografi på webben innebär både nya möjligheter och nya problem. I denna och kommande delar om typografi berättar vi om de grundläggande principerna kring typografi och presentation av lättläst text på webben.

Läs Internetworlds typografiguide>>